2020. október 22.
Hogyan tartsunk jó virtuális meetinget?

Hogyan tartsunk jó virtuális meetinget?

Ahogy a szervezetek azon dolgoznak, hogy utazási korlátozásokkal és távoli munkaszerződésekkel megvédjék a munkavállalókat a terjedő koronavírustól, esély van arra, hogy a személyes találkozókat csapatokkal, ügyfelekkel vagy beszállítókkal napokra vagy akár hetekre el kell halasztani. Sok cikk foglalkozott a hatékony értekezletekkel, de sokkal kevesebb a hatékony virtuális meetingekkel. Egészen mostanáig!

Általában amint egy vagy két résztvevő vesz részt virtuális meetingen, a termelékenység már romlik. Az okok listája hosszú. A résztvevők a virtuális találkozókat gyakran úgy értelmezik, mintha multitasking lenne. A találkozó szervezői általában kevésbé figyelnek a beszélgetés céljára és felépítésére, mellette dolgozgatnak. Nem ritka, hogy egy vagy két résztvevő uralja a vitát, míg mások hátradőlnek. Azonban nem kell, hogy ez így legyen. A virtuális meetingek hatékonyabban futtathatók, ha néhány bevált gyakorlatot alkalmazunk, és igénybe vesszük a könnyen használható, olcsó technológiát, amit Bob Frisch és Cary Greene is kiemel a Rewiew1 nevű online kiadványban.

 

Íme, 12 lépés, amelyet megtehetünk a jó virtuális meeting megvalósításáért!

1.      Használjunk videót
Annak érdekében, hogy az emberek úgy érezzék magukat, mintha mind ugyanazon a meetingen lennének, a hagyományos konferencia-betárcsázók helyett inkább videokonferenciákat kell tartanunk. Az olyan technológiák, mint például a Zoom, a Skype és a GoToMeeting segítik a beszélgetés személyre szabását és a résztvevők megtartását.

2.      Ennek ellenére mindig biztosítanunk kell az audio lehetőségét is
A videokonferencia nagyon jól működik, de erős internet kapcsolaton alapszik, amely nem mindig áll rendelkezésre. Az embereknek szükségük van a hang általi részvétel lehetőségére is, de egyértelművé kell tenni, hogy a videó az elsődleges, új kommunikációs forma.

3.      Teszteljük a technológiát idő előtt
Semmi sem gyengíti úgy a lendületet az ülés kezdetén, mint egy 15 perces késés, mert az embereknek szoftvert kell letölteniük, nem tudják a videót működésbe hozni stb. A virtuális találkozó előtt minden résztvevőnek ki kell próbálnia a technológiát, és meg kell győződnie arról, hogy jól ismeri-e a fő funkciókat. Ne feledjük, hogy a beszállítói vagy az ügyfélbeszélgetések megkövetelhetik, hogy a csapatunk megismerkedjen a különböző szoftvercsomagokkal.

4.      Győződjünk meg arról, hogy az arcok láthatóak
A videokonferenciák hatékonyabbak, ha az emberek láthatják egymás arckifejezéseit és testbeszédét. Kérjük meg az embereket, hogy üljenek a webkamera közelében, hogy elősegítsék a személyes találkozó intimitásának újrateremtését.

5.      Fókuszáljunk az alapokra
A beszélgetés előtt határozzuk meg a világos célokat, és küldjük el előzetesen a résztvevőknek, ha szükséges. Az ülés során használjunk egy napirendet, állítsuk be az ülés alapszabályait, tartsunk szünetet és egyértelműen vázoljuk a következő lépéseket (beleértve az időzítést és az elszámoltathatóságot) minden egyes szakasz után és az ülés végén.

6.      Minimalizáljuk a prezentáció hosszát
Az egyetlen dolog, ami rosszabb, mint egy hosszú bemutatót személyesen végighallgatni, az, ha a hosszú bemutatót egy virtuális meeting során kell végig hallgatnunk. Ezeknek az alkalmaknak élő megbeszélések kell hogy legyenek. A háttér-információkat előzetesen meg kell adni. Ha valakinek meg kell jelennie, akkor használja a képernyőmegosztást, így a résztvevők szó szerint „ugyanazon az oldalon lehetnek”. A beszélgetést priorizálni kell annak érdekében, hogy ez maximalizálja az időhatékonyságot

7.      Használjunk valamilyen hangulatoldó technikát (icebreakert)
Noha, annyira nem rajongunk ezekért, de amikor az emberek eltávolodnak egymástól, akkor minden ilyen technika hasznos lehet. Közben az is kiderülhet, hogy vajon bármelyik résztvevő közeli családtagja vagy barátja érintett a vírus elleni harcban, és akkor támogatásunkról biztosíthatjuk. Ezek után oldottabb hangulatban indulhat a megbeszélés szakmai része.

8.      Jelöljünk ki egy segítőt
A virtuális megbeszélést általában nehezebb kezelni, mint a személyes vitát. Hasznos lehet valakit kinevezni a beszélgetés irányításához, lehetővé téve a többi résztvevőnek, hogy a tartalomra összpontosítsanak. A segítő egy szavazórendszert is használhat bizonyos kérdésekben a csoport véleményének felvételéhez és annak biztosításához, hogy mindenki szóhoz jusson. A koordinátornak képesnek kell lennie arra is, hogy megválaszolja az alapvető kérdéseket a használt technológiával kapcsolatban.

9.      Hívjunk embereket
A virtuális meeting lebonyolításának egyik legnagyobb kihívása az, hogy mindenki részt vegyen anélkül, hogy egymással beszélne. Érdemes egyenként felszólítani az embereket, hogy mondják el a véleményüket az adott témáról. Egyes programok lehetővé teszik a résztvevők számára is, hogy „emeljék a kezüket” a végső döntéskor, ha akarják. Ez megkönnyíti egyes témák lezárását anélkül, hogy kizárná az introvertált résztvevő nézeteit.

10.  Rögzítsük a valós idejű visszajelzéseket
A kiváló minőségű információk gyűjtése és feldolgozása virtuális meeting során nehéz lehet, főleg mivel a vizuális jelek nehezebben olvashatók. Használjunk telefonos felmérési eszközt, például a Poll Everywhere alkalmazást, hogy valós időben gyűjtsünk visszajelzéseket a résztvevőktől az egyes témákról. Tartsuk nyitva a szavazást, külön a videokonferenciától, hogy ne zavarja a beszélgetést. A résztvevőknek világos utasításokra lesz szükségük a rendszer és a gyakorlatok használatához.

11.  Ne féljünk megoldani a nehéz kérdéseket
A virtuális találkozás tanult magatartás, meg fogunk lepődni, mennyi mindent ki tudunk hozni belőle, miután megtanultuk problémamentesen használni. Néha az tűnik természetesnek, hogy a nehéz kérdések megvitatásával várjunk addig, amíg személyes találkozót tudunk tartani, viszont ez nem mindig lehetséges. Szóval hozzuk fel bátran a vitatandó témákat a virtuális meetingen.

12.  Gyakoroljuk egyszer vagy kétszer amíg még együtt vagyunk
Tartsuk a következő értekezletet úgy, hogy mindenki az irodájában ül, és segítség nélkül bekapcsolódik a találkozóba. A találkozó befejezése után gyűjtsük össze és ismertessük a tapasztalatokat. Mi ment jól, és mi nem? Hogyan fejlesszük ki virtuális találkozónkat úgy, hogy azok ugyanolyan eredményesek legyenek, mint amikor személyesen találkozunk?

 

A következő hetekben nagy kihívás lehet, ha nem tudunk együtt dolgozni a kollégákkal egy szobában. A virtuális találkozók működéséhez szükség lehet arra, hogy módosítsuk a csapat vezetési módját, de egy kis felkészültség után a beruházásnak nagyon pozitív hatása lesz, amikor eljön ez az idő.

Megosztás

Mi foglalkoztatja manapság a CEO-kat?

Menedzsment

Mi foglalkoztatja manapság a CEO-kat?

  • 2020.03.17

A  GZERO Media Business in 60 Seconds című videósorozatában a világ egyik legelismertebb tanácsadó cégének, a McKinsey-nek globális vezetőjét kérdezték arról, mit gondolnak a vállalatvezetők a klímaváltozásról.

Mi is az a startup paradoxon?

Menedzsment

Mi is az a startup paradoxon?

  • 2019.12.5

Startup lázban él a világ és Magyarország is, de az ígéretesnek tűnő ötletek 90%-ából nem lesz hosszú távon is működő vállalkozás. Vajon mi lehet ennek az oka?